Privacy- en cookiebeleid

Privacy is zeer belangrijk voor ons. We willen onze (potentiële) klanten, leveranciers en zakenpartners zoveel mogelijk informeren, hun privacy respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u dan ook ons beleid inzake het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van uw persoonsgegevens.

NeaForma wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de EU verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

INHOUD

  1. TOEPASSINGSGEBIED
  2. IDENTITEIT VAN DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING
  3. WIJZE VAN VERZAMELING GEGEVENS
  4. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
  5. BEWAARTERMIJN
  6. CATEGORIËEN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS
  7. RECHTEN VAN DE BETROKKENE
  8. BEVEILIGING
  9. DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN
  10. KINDEREN
  11. KLACHTEN
  12. BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN

 

TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacyverklaring is van toepassing op elk bezoek aan en gebruik van de website (www.neaforma.com) alsook op alle (commerciële) relaties (en de gegevensuitwisseling die eventueel hiermee gepaard gaat) tussen NeaForma en haar (potentiële) klanten, leveranciers en/of zakenpartners.

IDENTITEIT VAN DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING 

NEAFORMA nv, met maatschappelijke zetel gevestigd te 8400 Oostende, Biekorfstraat 32 en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0834.494.067 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking is diegene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt.

NeaForma kan gecontacteerd worden per post, via telefoon +32 (0)59 34 00 33, via e-mail info@neaforma.com of via een contactformulier op de webste.

Specifiek met betrekking tot het privacybeleid kunnen behoudens de hierboven vermelde contactgegevens, ook de volgende personen gecontacteerd worden:

Katrien Vandewalle
Data Protection Coördinator
dataprotection@neaforma.com
Tel: +32 (0)59 34 00 33

PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet exclusief, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook andere informatie zoals IP-adres, informatie over de bedrijfssector, enzoverder.

Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contactname en de door u verstrekte informatie.

NeaForma beperkt ten allen tijde het aantal persoonsgegevens dat wordt opgevraagd tot wat noodzakelijk is om een kwalitatieve dienstverlening te kunnen bieden.

Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:

  • Gegevens die door u worden meegedeeld bij het plaatsen van een bestelling, bij het opvragen van een offerte, bij het invullen van het contactformulier op de website, bij het bezoeken van onze kantoren of beursstand, bij het uitwisselen van business cards of bij elke andere vorm van contactname (bv. per telefoon, e-mail, post, bij een bezoek, LinkedIn, Facebook, Instagram of Twitter) of die worden meegedeeld door een commerciële partner van NeaForma in het kader van een samenwerking:

a. Contactgegevens

      • Naam
      • Voornaam
      • E-mailadres
      • Telefoonnummer (vast/gsm)
      • Faxnummer
      • Woonadres
      • Bedrijfsadres
      • Functie en hoedanigheid
      • Bedrijfsnaam

b. Persoonlijke kenmerken: geslacht

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Deze gegevens worden verzameld met het oog op prospecten-, klanten – en leverancierbeheer, het verwerken van bestellingen en leveringen, waaronder de opmaak van een offerte, leverings- of bestelbon, met het oog op boekhouding en facturatie, alsook met het oog op het gebruik van diverse functionaliteiten op de website (afbeeldingen downloaden, verlanglijst opstellen…). Tevens kan deze informatie gebruikt worden voor marketingdoeleinden.

De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de (potentiële) uitvoering van een overeenkomst. Het verstrekken van bovenstaande persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om contact op te nemen met NeaForma en eventueel een overeenkomst af te sluiten. Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, is het voor NeaForma onmogelijk om met u contact op te nemen en aldus een contract aan te gaan.

Wanneer deze gegevens gebruikt worden louter om te communiceren met de medewerkers van NeaForma, is de juridische grond voor dit verwerken het rechtmatig belang om hoogwaardige klantenservice en productondersteuning aan te bieden.

Wanneer de persoonsgegevens eveneens gebruikt worden voor marketingdoeleinden is de juridische grond ofwel het rechtmatig belang van NeaForma om publiciteit te voeren aan reeds bestaande klanten voor gelijkaardige producten, ofwel toestemming voor het ontvangen van marketinginformatie gegeven door u. Bovendien zal steeds de mogelijkheid worden voorzien om uit te schrijven.

    1. c. Referenties

 

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Deze persoonsgegevens worden bijgehouden met het oog op het aanmaken van een account op www.neaforma.comen met het oog op de veiligheid van uw account.

De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de uitvoering van een overeenkomst alsook het rechtmatig belang van NeaForma nu het zonder deze gegevens onmogelijk is voor NeaForma om een account aan te maken op een veilige manier. Het meedelen van deze gegevens is dan ook verplicht indien u een account wenst aan te maken.

  • Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie: Curriculum Vitae

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u bovenstaande gegevens verstrekt. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat NeaForma uw sollicitatie niet kan behandelen.

De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de uitvoering van een overeenkomst alsook het rechtmatig belang van NeaForma om de capaciteiten van de betrokkene te controleren in functie van de vacature.

Wanneer het Curriculum Vitae bijzondere categorieën van persoonsgegevens zou bevatten (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, rijksregisternummer, gegevens over het seksuele leven, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond,…) dan is de juridische grond voor de verwerking toestemming van u voor het verwerken van deze gegevens.

  • Gegevens die automatisch worden verzameld bij bezoek aan de Website (Cookies)
        • IP-adres
        • Browser
        • Besturingssysteem
        • Externe website die doorverwees naar NeaForma
        • Pagina’s op www.neaforma.com die u bezocht heeft
        • Datum en tijdstip waarop u de pagina’s op www.neaforma.com heeft bezocht

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Het gebruik van Cookies dient om de website gemakkelijk toegankelijk te maken en de kwaliteit van de dienst te verbeteren.

De juridische grond van deze verwerking is gebaseerd op toestemming. Voor meer informatie hieromtrent gelieve ons ‘Cookie Beleid’ (zie hieronder) te raadplegen.

WIJZE VAN VERZAMELING GEGEVENS

Deze persoonsgegevens worden verzameld in het kader van:

  • Het plaatsen van een bestelling
  • Het opvragen van een offerte
  • Het invullen van het contactformulier op de website
  • Het uitwisselen van business cards
  • Elke andere vorm van correspondentie of contactname (bv. per telefoon, e-mail, post, LinkedIn, Instagram, Facebook)
  • Een bezoek aan de website (via Cookies waaronder Google Analytics, Hotjar feedbackoptie)
  • Een bezoek aan de kantoren of beursstand van NeaForma
  • Een samenwerking met een commerciële partner (officiële verdelers, klanten,…)
  • Een sollicitatie

DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

De hierboven vermelde persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor volgende doeleinden:

  • Prospecten-, klanten– en leveranciersbeheer (opstellen (potentiële) klanten-, partner– en leverancierslijsten)
  • Communicatie met de betrokkene
  • Verwerken van bestellingen en leveringen
  • De opmaak van een offerte, leverings- of bestelbon
  • Tevredenheidsonderzoek
  • Boekhouding en facturatie
  • Het gemakkelijk toegankelijk maken van de website
  • Kwalitatieve dienstverlening en optimalisatie
  • Marketingdoeleinden, waaronder direct marketing
  • Sollicitaties

Ingeval NeaForma gebruik maakt van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing, heeft u steeds het recht om u hiertegen te verzetten via een eenvoudig verzoek (mogelijkheid om ‘uit te schrijven’).

Per doelstelling kan de rechtsgrond van de verwerking één van de volgende zijn:

  • Uw vrije toestemming voor de verwerking
  • In het kader van de voorbereiding of uitvoering van een contract
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • Wanneer wij een prevalerend gerechtvaardigd belang hebben, in welk geval wij streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy

Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u steeds het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan NeaForma via de contactgegevens vermeld in dit Privacybeleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren, tenzij we uw ondubbelzinnig en vrije toestemming krijgen om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen opgelegd door een verordening, een wet, een decreet of een besluit.

BEWAARTERMIJN

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de naleving van een verjarings –of vervaltermijn voorzien in de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in dit Privacybeleid onder ‘Doeleinden van de verwerking’.

CATEGORIEEN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS

De verwerkte persoonsgegevens worden enkel en alleen én in overeenstemming met dit Privacybeleid aan volgende ontvangers meegedeeld:

  • Verantwoordelijke voor de verwerking en haar zuster- en dochtervennootschappen
  • Betrokkene zelf
  • Verwerkers, waarop met het oog op een specifieke opdracht (bv. een mailingbureau, IT-dienstverleners) beroep wordt gedaan of die optreden als commerciële partners (officiële verdelers, transporteurs, leveranciers)

Voormelde verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van NeaForma. NeaForma kan volgende garanties omtrent de gegevensverwerking door deze verwerkers voorleggen:

  • NeaForma heeft in haar overeenkomst met deze derden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacy wetgeving;
  • De derden kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door NeaForma en in overeenstemming met dit Privacybeleid;

Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat NeaForma uw persoonsgegevens moet openbaar maken:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer NeaForma hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten
  • Wanneer NeaForma of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens één van de overgedragen activa zal zijn

RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten, die u kan uitoefenen t.a.v. NeaForma. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve contact op te nemen met ons via de contactgegevens beschreven in dit Privacybeleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.

De rechten die u hebt zijn de volgende:

  • recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek
  • recht van aanpassing of rectificatie van verkeerde gegevens
  • recht op bezwaar wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens, zijnde het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkijgen om deze over te dragen aan derden.
  • recht op gegevenswissing
  • recht op beperking van de verwerking

Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u een verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te sturen naar ons, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

BEVEILIGING

Alle informatie wordt opgeslagen in een veilige omgeving. Deze informatie is niet toegankelijk voor het publiek. Binnen NeaForma hebben enkel de personen die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot de persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen.

DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die (i) standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, of (ii) gebaseerd is op enig ander mechanisme op grond van de privacy wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

In het geval van NeaForma is het mogelijk dat er een doorgifte gebeurt naar derde landen. Indien gewenst kunt u steeds meer informatie krijgen omtrent het land waarnaar de doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvindt en de passende maatregelen die genomen zijn. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen.

KINDEREN

Wij verzoeken personen jonger dan 16 jaar geen persoonlijke gegevens aan NeaForma mee te delen tenzij er hiervoor toestemmig is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar, verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk.

KLACHTEN

Wanneer u het oneens bent met de manier waarop NeaForma uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u vanzelfsprekend contact opnemen met ons.

Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 BRUSSEL
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN

NeaForma kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

COOKIE BELEID

NeaForma maakt op haar website (https://www.neaforma.com) gebruik van cookies. Dit cookie beleid (hierna “Cookie Beleid”) informeert u als bezoeker over het gebruik hiervan.

U bent niet verplicht om alle cookies te accepteren. Het accepteren van cookies maakt namelijk geen voorwaarde uit voor het bezoeken van de website. Wel loopt u het risico dat bij het weigeren van cookies bepaalde toepassingen van onze website niet optimaal functioneren.

Wat is een Cookie?

Cookies zijn kleine (tekst)bestandjes. Bij het bezoeken van websites van NeaForma worden kleine (tekst)bestandjes opgeslagen op, of wordt toegang verkregen tot reeds eerder door NeaForma geplaatste (tekst)bestandjes op uw randapparatuur (computer, tablet, gsm etc). Wanneer u als gebruiker in de toekomst op dezelfde website surft, kunnen de gegevens die zijn opgeslagen in de cookies worden opgehaald door de website om de website op de hoogte te brengen van vorige activiteiten van de gebruiker. Cookies werken als het ware als een soort herinnering voor de website.

Cookies kunnen zowel door NeaForma zelf geplaatst worden (“first party cookies”) als door derden (“third party cookies”). Bovendien kunnen ze tijdelijk (“sessiecookies”, deze cookies verdwijnen wanneer u uw browsersessie afsluit), dan wel permanent (“permanente cookies”, deze cookies worden blijvend op uw toestel geplaatst) worden geplaatst.

Er bestaan verschillende soorten cookies:

  • Veel van de cookies, de zogenoemde functionele sessiecookies, worden gebruikt om uw sitebezoek vlot te laten verlopen. Zo worden er cookies gebruikt voor het leveren van services of om instellingen op te slaan, zoals het opslaan van uw voorkeuren, het onthouden en doorgeven van informatie die u invult tijdens het inlogproces.
  • De strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn, zoals de naam doet vermoeden, strikt noodzakelijk om u in staat te stellen te surfen op de website, dan wel om gebruik te maken van welbepaalde functionaliteiten.
  • Verder zijn er ook trackingcookies. Dit zijn cookies die uw gedrag op de website gaan volgen en bijhouden, om u bv. gepersonaliseerde advertenties aan te bieden op basis van uw surfgedrag.
  • Vervolgens zijn er de analytische cookies/prestatie cookies. Deze cookies worden gebruikt om statistieken op te maken van het surfgedrag van de bezoekers van een website. Op die manier kan een meer optimale gebruikservaring worden aangeboden. Zo analyseren deze cookies onder andere de tijdsduur van bezoeken, het aantal bezoekers, de pagina’s van de website die het meest bezocht worden, de volgorde,…
  • Tot slot bestaan er “third party cookies”. Zoals hiervoor reeds aangegeven gaat het om cookies die door derden op onze website worden geplaatst. Voor de cookies die door deze derden worden geplaatst, dient u de relevante verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover verstrekken, te raadplegen.

Welke Cookies gebruiken wij?

Op deze link vindt u alle cookies die op deze website worden gebruikt.

Hoe kan ik deze Cookies beheren?

Bij het begin van uw bezoek aan onze website heeft u de mogelijkheid om cookies al dan niet te accepteren aan de hand van een balk onderaan elke pagina.

Indien u nadien uw cookie-instellingen wilt beheren, kunt u dit via uw browserinstellingen van uw desbetreffende browsers (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari,…) of door middel van het permanent wissen van uw “browsegeschiedenis”.

 
Wijzigingen

NeaForma houdt zich het recht voor om dit Cookie Beleid te updaten en aldus eenzijdig te wijzigen. Het is dan ook aangewezen om regelmatig de website en dit Cookie Beleid te raadplegen. Van zodra een nieuw Cookie Beleid uitwerking zal krijgen, zal uw toestemming omtrent het gebruik van cookies opnieuw worden gevraagd.

Contactgegevens

NEAFORMA nv
Biekorfstraat 32
8400 Oostende
Belgium
Tel.: +32 (0)59 34 00 33
E-mail: dataprotection@neaforma.com

Scroll naar top